試想想,如果你每天都會收到86400元,並且要求你每天必須把它用完,那你會如何運用呢?世界上有這類好事嗎?有,時間就是。我們每個人的一天都有86400秒進入人生賬戶,合理的利用時間,就可以為我們創造出財富,愛情,成功以及健康。

如何有效管理時間?


或許我們來自不同的出生背景,但在時間上,大家都是公平的...每個人都只有24小時,不多也不少,

而如何高效地管理好這些時間就成了我們一生中最重要的功課。

你可以把時間想像成你的財富。

而你要做的就是理財,理清你的錢到底花到哪裡去了,是否有朝著你理想的目標邁進。如果發現自己超出預算,就該節制並重新調整,把大部分資源花在投資自己身上。然而時間管理和金錢管理還是有本質上的區別的。

『錢是可以無限增加的,只要具備賺錢的實力就行;時間卻是固定的,無論你再有實力』

在學習管理時間之前,我們必須知道的以下的三大觀念:


1. 你不可能做完所有事


從小我們就常常聽到長輩說:『一分耕耘,一分收穫』、『天下沒有白吃的午餐』,於是有人開始拼命努力,相信『越努力,越幸運』,但盲目的努力不僅不能讓你前進,反而還會讓你後退

『二八法則』告訴我們很多時候,這個世界並不是以我們想像的對等方式運作。原因和結果、努力和收穫之間,普遍存在著不平衡的關係。比如 80% 的利潤來自於 20% 的顧客;80% 的財富集中在 20% 的人手中;80% 的付出僅能帶來 20% 的結果等等…

正是因為時間是有限的,我們更要聰明的努力,這樣才能花最少力氣,得到最大結果


生活中肯定會有一些突發狀況和迫不及待要你去解決的問題。如果你發現自己天天都在處理這些事情,那表示你的時間管理並不理想,因為你把大部分時間都花在 80% 的瑣事上。


舉個例子,如果你的目標是當一名歌手,那每天練唱就是重要的,背英文單詞就不那麼重要;相反的如果你的目標是一個月後要參加一個英文測驗,那讀英文就必須安排比較長的時間,唱歌就變成了休閒活動。


無論是做什麼事情,只要找出 20% 的關鍵點,做為努力的方向,把時間精力都集中在最重要的點上,你的時間就可以比其他人更加充裕。


2. 數位時代,注意力即競爭力


在這個資訊充斥的年代,我們無時無刻都受到來自社交媒體的誘惑,隨時都可以找到分心的機會。一則簡訊就可以簡單的拉走你工作時的專注力。


史丹佛大學研究團隊發現,大腦是無法同時多工操作的...


它只不過是不停快速在不同任務中切換注意力,每一次轉換會讓我們的注意力重新回到原有的工作上。


但隨著切換的次數越多,它的強度就大大減低了,有時候要花幾分鐘,甚至是幾十分鐘才能夠重回原本專注的深入程度,而且只要工作沒完成,你就不能安心的休息,造成心理上的壓力。


專注力源自於大腦的意志力,是個有限的消耗品


通過增強意志力去強迫自己完成更多的任務目標是不可靠的,反而應該秉持著『少即是多』的原則,一次只做一件事,才能夠防止其他事情不知不覺的消耗我們的專注力。


就比如書桌亂、房間亂看似沒什麼,卻可能讓你因為看到某個物品而聯想到某些事;或許因為找不到東西而心情焦慮。當到了真正需要工作的時候,你的意志力已經所剩無幾了,就更難專注了。


進行斷捨離,只留下自己最需要的東西就非常有必要了。


3. 別遇到問題後才去『思考』


大多數的人習慣遇到問題的當下才思考,導致永遠被事情追著跑。先思考,後行動才更有效率。


事情總是壓到非常緊急的時候才去思考解決方案,就會做得很匆忙,無法保證質量,也無法發揮出你真正的功力來。唯有了解自己的優勢,並找出最適合的方法執行才會有更好的成效。

凡事都先思考一遍,搞清楚完成任務的脈絡,那麼你就發現具有充足的時間來進行籌劃...


愛因斯坦說:『如果我有1小時拯救世界,我會花55分鐘去確認問題為何,只以5分鐘尋找解決方案』


思考是讓你的努力往正確的方向前進,不用白白浪費時間去兜圈探索。因為了解完成目標所需要的所有步驟,所以做起事來就更有效率。




既然少即是多,為何有人還做不好?


理論上來說是沒錯,但實際上要找出這目標任務 20% 的關鍵點並不容易。很多時候,它是需要通過大量時間不斷的去實驗調整,最終才能找出其中的規律,分辨出哪些是無效的重复性工作,哪些又是做了會事半功倍的事。


也就是說我們必須經歷過那 80% 的無效工作,才能最終區分出來。


還是以成為一名歌手為例吧,假設你已經成功把日常瑣事與練唱區分開來了,但在練唱這件事上,卻還有很多細節需要你去注意,比如如何控制氣息,如何唱出完美的高音,如何找到最佳的發聲部位等。


你一定要透過不斷的訓練才能捉到最適合你的演唱風格,也就是你最關鍵的 20%。然後才能開始著力在這 20%,不斷去優化。


如果你實在不想浪費時間去實驗調整,最好的方法就是付費向該領域表現出色的老師學習


我不敢說你從此就可以節省80%的時間,但至少能讓你節省一半以上的時間。因為站在巨人的肩膀上去行動,總比盲目摸索來的省時。


我們不能創造時間,但我們可以通過買別人的時間來節省自己的時間。『承認自己不可能做完所有事』,把精力都花在真正重要的事上面,做事效率就會大大提升。 


結論

『時間是不能掌控的,我們要掌控的是自己的心智』。這是我在時間管理這個課題上學到最深刻的領悟。我們無法控制時間的流逝,但我們卻可以透過刻意練習來保留我們的注意力。因此我們需要一套適合自己管理系統,來時刻提醒自己,確保自己始終往理想的方向前進。

我個人有在使用一部分『GTD時間管理術』裡提到的方法來優化、設計自己的管理系統。我認為每個人的情況都不太一樣,無法完全套用單一的時間管理系統。因為世界上沒有『最好』的時間管理系統,只有『最適合』自己的行事準則。


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