人的大腦能儲存很多東西，但這不意味著它能高效的處理每個儲存過的信息。據統計，每個人每天最少要做出500次選擇，最高甚至達到1000多次。為了能夠保留能量去做一些更加更要的事，大腦會選擇把大部分不那麼重要的信息給遺忘，所以不要相信某事情發生後過了一段時間你還能記得住。

實施 GTD 方法的第一步就是收集您心中的想法，比如平時有什麼信息、任務和靈感都要在忘記之前用工具記錄下來，使用的工具要盡可能的方便，易用以及便捷。這樣做的目的是讓你釋放大腦的儲存負載，將所有這些你預計想完成的事情轉移到一個外部系統。適當的清空大腦，可以讓大腦著重於去思考，把多餘的能量用在處理事情上，而不是去記憶每天該做什麼的事情上。

這個階段，你需要區分什麼是『當下可執行的』以及什麼是『當下不可執行的』，我們可以把當下不可執行的任務移至到垃圾箱、參考文獻或未來期望列表中。這樣做可以避免浪費時間在猶豫如何完成這些任務上，從而清理一些大腦記憶，讓大腦更加專注於處理當下的事。

處理信息時可採用『兩分鐘法則』。如果一件事情能夠在兩分鐘內解決的話，無論是什麼事情，都要馬上著手解決掉，如果不能則把它列在待辦事項，過後再進行分類。分類的部分，你可以參考高效人士的7個習慣書中的第三個習慣，『要事第一』中的『時間四象限法則』。

普通人會把第一象限和第四象限緊迫的事情做了，不管它是否重要，但是成功人士卻會安排出時間把重要但不緊迫的事先做了。所以當有一天這件事變成很重要很緊迫的時候，做好準備的人就可以脫穎而出，這就是時間管理的辦法。

除了既有的每日任務以外，還可以設定每週，每月，每年你需要完成的重大事件，並把它們一一安排到每日行程中。切記每日任務不可太多，否則很容易消磨你僅有的意志力，難以堅持下去。所以每天要做的事件應堅守『三的法則』，前天晚上睡覺前設定第二天最重要的三件事，起床後就可以開始著手這三件事了。

同理的，三的法則一樣適用於設定每月，每季或每年最重要的三件事。每週要做的事則可採用『21天效應』去執行，在行為心理學中一個新習慣的形成，至少需要21天，也就是說一個人的習慣或想法如果重復21天，就會變成一個習慣性的動作或想法。習慣的形成大致分為三個階段：

定下的任務目標並不是一成不變的，它需要根據不同的時空背景進行微調。『這世界上唯一不變的就是改變』，並不存在一勞永逸的系統。但 GTD 屬於『無壓力』時間管理工具，它提倡清空大腦的雜訊，讓你專心完成當下的任務。為了讓 GTD 更有效的工作，你需要經常檢查您的工作流程。這時候主要做這三件事：

執行是 GTD 系統最關鍵的一步，也是成功與否的關鍵。完成了所有前置的作業，我們就要言行一致，制定了計劃就一定得做到，這能很好地提升你的自我認同感。執行時你應當在不分心的情境下，一次只執行一件事，既不要多工作業，也不要讓你的工作突然中斷。

『番茄鐘工作法』不失為短暫保留專注力的有效工具。首先，將每個工作時間段設為25分鐘，也就是一個番茄鐘，此時，專注於工作，中途不做任何與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，然後短暫休息5分鍾繼續番茄時鐘，每完成4個番茄時段來個30分鐘的大休息。『番茄種工作法』符合大腦尋求獎勵的機制，可以極大地提高工作的效率，還會有意想不到的成就感。只要你能完成以上5個步驟，你將可以打造出一個專屬的時間管理流程。